Bedrijfsvoering

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

De arbeidsmarkt is krap. Dit betekent dat er weinig geschikt personeel is. Toch lukt het ons om vacatures ingevuld te krijgen. Wij passen onze manier van personeel werven zoveel mogelijk aan op het type functie. Dit doen we bijvoorbeeld door laagdrempelig kennis te maken met kandidaten. Op die manier kunnen kandidaten ook alvast kennis maken met ons en de organisatie. Deze manier van laagdrempelig werven, werkt goed. Wij werken de laatste jaren zo min mogelijk met grote selectiecommissies.
Tot slot kijken we nu vaker of kandidaten ook beschikken over vaardigheden die voor de toekomst belangrijk zijn. Op deze manier werken we aan het toekomstbestendig maken van de organisatie. Werkervaring met het werken in andere overheidsorganisatie vinden we minder van belang.

Wat hadden we gepland (begroting)

De krapte op de arbeidsmarkt maakt het namelijk moeilijk om goede mensen aan te trekken. Dit is vooral zo bij ICT, financiën en in het ruimtelijk domein. Ook het aantrekken van goede managers en vrouwen voor topposities blijft lastig. We proberen daarom dingen anders te doen om ons te onderscheiden. We gaan bijvoorbeeld met kandidaten de stad in, naar het Floriadeterrein of organiseren korte koffiegesprekken. Dit doen we om mensen enthousiast te maken over Almere.   

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

Er zijn maatregelen genomen om de werkdruk te verlagen. Wij informeren medewerkers en hun leidinggevenden bijvoorbeeld over wat je er zelf aan kan doen. Ook bieden wij cursussen aan over diverse onderwerpen, die invloed hebben op werkdruk. Tot slot geven wij medewerkers meer ruimte om zelf te bepalen hoe en waar zij hun werk uitvoeren.

De samenwerking tussen afdelingen blijft een aandachtspunt. Daarom besteden we hier in onze opleidingen extra aandacht aan. Uit opleidingsevaluaties blijkt dat dit helpt. Medewerkers van verschillende afdelingen leren elkaar beter kennen. We blijven hier aandacht voor houden.

Wat hadden we gepland (begroting)

De waardering voor de gemeente als werkgever is hoog. We hebben twee werkbelevingsonderzoeken in 2020 uitgevoerd waaruit dit blijkt. Uit het onderzoek blijkt dat er veel waardering is voor de leidinggevenden en een hoge sociale veiligheid. De onderwerpen waar we aandacht voor hebben zijn de hoge werkdruk en de samenwerking tussen afdelingen.

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

We willen dat iedereen in Almere dezelfde kansen heeft om mee te doen. Hierbij helpt het ook als onze eigen medewerkers het belang daarvan inzien. Om deze bewustwording op de werkvloer te vergroten hebben wij in 2021 bijeenkomsten georganiseerd over onderwerpen zoals discriminatie, etniciteit, gender en werken met een lichamelijke beperking.
De resultaten van het medewerker onderzoek uit 2021 zijn positief: medewerkers geven aan dat zij binnen de organisatie een cultuur van gelijke kansen ervaren. Medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen bij vragen hierover, zoals de werkgroep “Diversiteit werkt”.
In onze vacatureteksten benadrukken wij dat we iedereen gelijke kansen bieden om bij de gemeente Almere in dienst te treden. Het aandeel vrouwen in de leidinggevende top neemt toe.
Voor werkzoekenden met een arbeidsbeperking worden zogenoemde garantiebanen gecreëerd. Door invoering van een centrale budgettering wordt de realisatie van nieuwe garantiebanen verder aangejaagd.

Wat hadden we gepland (begroting)

We hebben in 2020 het Charter Diversiteit getekend. Hiermee zetten we ons nog duidelijker in voor gelijke kansen voor iedereen. Het mag niet uitmaken wat je achtergrond, seksuele geaardheid of politieke voorkeur is. Wij geloven dat een divers personeelsbestand leidt tot de beste resultaten. Maar ook dat het zorgt voor goede verbinding met onze stad.  

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

Door corona heeft het project met betrekking tot de informele aanpak bij de start wat vertraging opgelopen. In december 2021 is dit project met een bijeenkomst succesvol afgerond. Het resultaat is dat de afdelingen met de meeste klantcontact meer en eerder het contact zoeken. Het doel is om samen met de inwoners te zoeken naar de mogelijkheden binnen de regelgeving. Het kan ook betekenen dat we de inwoner, op empathische wijze in gesprek te gaan voor een afwijzing wordt verzonden. In 2022 krijgt dit project een vervolg in het ruimtelijk domein.

Wat hadden we gepland (begroting)

In Almere werken we al een aantal jaar met de informele aanpak. Dit komt erop neer dat we op een  informele manier contact met onze inwoners hebben. Als er een probleem is sturen we geen brief, maar pakken we de telefoon. We blijven medewerkers hierin trainen en opleiden. De gesprekken monitoren en evalueren we. Dit doen we zodat we leren van wat we misschien nog fout doen om het in de toekomst nog beter te doen.

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

De aanpak is dat de beslisser die het besluit op een bezwaar heeft genomen, het beste in staat is om het besluit toe te lichten. In 2020 en 2021 hebben we ingezet om deze beslissers op te leiden en te begeleiden in de bezwaarprocedures en zijn we gestart met deze andere rollen. In 2022 gaan we hiermee verder mee waarbij de focus ligt het op het verder verbeteren van de kwaliteit van primair besluiten.  

Wat hadden we gepland (begroting)

De behandeling of afwijzing van een bezwaar zetten we niet in als middel om ons gelijk te halen. Het gaat ons om het nemen van de juiste besluiten. We toetsen besluiten daarom meerdere malen. De persoon die de beslissing heeft genomen is hierbij in de lead. De jurist kan ondersteunen wanneer dit nodig is. Deze aanpak draagt bij aan een betere en informele afhandeling van bezwaren. Daarnaast leidt dit tot een betere kwaliteit van besluiten.

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

De mogelijkheden van Microsoft Teams zijn uitgebreid met het delen van informatie die eerst alleen via mail of aparte projectschijven verliep. Daarnaast is het digitaal vergaderen uitgebreid met voorzieningen in het stadhuis. Hiermee is de mogelijkheid ontstaan om zowel thuis als op het werk te vergaderen zonder verstoringen. Daarnaast zijn we het project “Vervanging van alle applicaties in het domein Zorg & Welzijn, op schema. De aanbestedingen zijn in 2021 opgestart. De implementatie van het pakket is gepland in het vierde kwartaal van 2022. De verwachting is dat het pakket in het eerste kwartaal van 2023 in gebruik kan worden genomen. Het  gezamenlijk gebruik maken van gegevens van alle processen binnen de gemeente oftewel het data-gedreven werken is nu al merkbaar voor inwoners. De afdelingen halen nu al vanuit een centraal platform gegevens rondom burgerzaken, belastingen en werk & inkomen. Inwoners merken dit, doordat er bij aanvragen steeds minder informatie gevraagd wordt. Het is de bedoeling om in 2022 dit nog verder te professionaliseren.

Wat hadden we gepland (begroting)

Het coronavirus heeft een enorme invloed. Niet alleen op de samenleving maar ook hoe wij ons werk uitvoeren. Wij breiden in 2021 de mogelijkheden van Microsoft Teams daarom verder uit. Dit is een grote opgave die nodig is omdat het gebruik door het thuiswerken toeneemt. Thuiswerken zal voor de ambtenaren steeds normaler worden.
Een andere grote en risicovolle opdracht is de vervanging van alle applicaties in het domein Zorg & Welzijn. We willen op tijd klaar zijn voor de invoering in 2022. In 2021 gaan we hiermee aan de slag.
Tot slot wil de organisatie stappen maken op het gebied van datagedreven werken. Hiervoor zijn we gestart met het programma “Gegevensmanagement”. Met daarin een team van Business Intelligence-specialisten die dit gaan uitwerken.

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

De uitvoering van het programma “verbetering informatiebeheer en archivering” ligt op koers. De papieren achterstanden zijn ingelopen. De gemeentebrede voorlichting en opleidingen rondom digitaal werken zijn gestart. In 2022 zijn we met dit programma klaar. We zorgen dat het informatiebeheer binnen de organisatie verder wordt opgepakt en daarmee is het informatiebeheer geborgd.  

Wat hadden we gepland (begroting)

In 2021 gaan we verder waar we in 2020 mee zijn begonnen. Dat is de uitvoering van het opgestelde “plan van aanpak verbetering informatiebeheer en archivering”. Het plan beschrijft hoe wij de informatiebeheer en de archivering op orde willen brengen. We geven concreet aan hoe wij als organisatie digitaal gaan werken. We hebben continu aandacht voor verbetering op het gebied van informatiebeheer en archivering.

Wat hebben we gerealiseerd (verantwoording)

Binnen de gemeente is in 2021 een start gemaakt om de specifieke privacy-onderdelen per afdeling op te nemen in een  afdeling-privacyplan. Hiervoor zijn er extra middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering.

Wat hadden we gepland (begroting)

We bezitten veel  gegevens over de inwoners van Almere. Wij gaan daar voorzichtig mee om. Daarom hebben we als gemeentelijke overheid een grote verantwoordelijkheid op gebied van informatieveiligheid en privacy. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens zowel intern als extern. Het vraagt van ons voortdurende inspanning om aan de gestelde eisen te blijven voldoen. Zo hebben we bewustwordingscampagnes gehouden onder de medewerkers. We denken na over onze volgende stap op de lange termijn. Met als doel dat iedere medewerker zich bewust is van het feit hoe om te gaan met informatie.